Privé administratie bijhouden

Administratie bijhoudenGoede voornemens: administratie bijhouden

Een van de beste goede voornemens naast het stoppen met roken en het vaker bezoeken van de sportschool is het bijhouden van een goede en overzichtelijk administratie.
De afschriften, rekeningen,  loonstroken enz. door middel van ordners op orde hebben is vaak eenvoudiger dan wordt gedacht en kan een hoop problemen voorkomen.

Post ordenen

Dagelijks ontvangen we allemaal een hoop post. Door hier dagelijks even naar te kijken en de irrelevante post direct weg te gooien en de rest op te bergen in een administratiesysteem ontstaat er direct helderheid in plaats van chaos. Zelfs door de post alleen maar op te bergen en hier bijvoorbeeld een keer per week naar te kijken valt er al overzicht te creëren.

De post brengt vaak essentiële rekeningen met zich mee die soms vergeten worden en die iemand daarmee behoorlijk in de problemen kunnen brengen. Een automatische betaling komt steeds vaker voor, maar met regelmaat naar de post kijken kan ook deze problemen voorkomen. Een laag banksaldo met een hoop openstaande rekeningen kan namelijk voor meer moeilijkheden zorgen dan regelmatige betalingen.

Stapeltjes

Het Nationaal Instutuut voor Budgetvoorlichting (Nibud) raad aan vier stapeltjes van de post te maken.
Dit zijn:
– Alleen bewaren
– Rekeningen
– Rekeningafschriften
– Reageren

Op de eerste stapel komen uiteraard de brieven die geen actie vereisen en daarmee alleen achter het juiste tabblad in een ordner gestopt hoeven te worden.
Het tweede stapeltje met rekeningen vereist wel een actie. Zodra een rekening betaald is kan de datum van betaling op de rekening worden geschreven en daarna kan deze worden opgeborgen in een ordner. Rekeningen die nog betaald moeten worden kunnen onder een apart tabblad ‘nog te betalen’.
Ook de derde stapel vereist een actie, namelijk een controle. Als alles in orde is kan ook deze post worden opgeborgen achter het juiste tabblad in de ordner.
De vierde stapel vereist uiteraard een reactie en zodra deze is gegeven kan er een kopie van de reactie achter het juiste tabblad worden opgeborgen in de ordner.

Weggooien

Het is belangrijk om ook de juiste post weg te gooien. Naast de post is het daarnaast verstandig de mappen van banken en verzekeraars gewoon weg te gooien en zelf degelijke ordners aan te schaffen waarin alles te groeperen valt.
In principe is het handig de financiële administratie tenminste  vijf jaar te bewaren. Polissen en diverse bewijsstukken dienen uiteraard langer te worden bewaard.

Gepubliceerd/update op 6 september 2010

Schrijf als eerste een reactie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.